Cómo elegir la plataforma de RRHH más adecuada para tu empresa

En cuanto se supera el tamaño de una microempresa, hay bastantes organizaciones que terminan por sentir la necesidad de contar con una plataforma de RRHH para la organización y gestión de la información de los procesos en relación con el personal. Esta necesidad apremia más porque desde 2020 se tiene como objetivo e ir aplicando modalidades de trabajo híbrido.

Pensemos que el personal de la empresa no siempre se encuentre en la oficina, por lo que contar o disponer de un entorno digital compartido es aún más importante. El entorno hace posible tener acceso a la información y a los documentos precisos en cualquier momento, aplicando los procesos interactivos entre las administraciones, recursos humanos, la dirección y los empleados.

Cuando esto no se produce, los procesos pasan a ser ineficaces y los empleados suelen acusar en buena medida la escasez de transparencia.

En el caso de que estés a la búsqueda de plataforma de recursos humanos para tu compañía, hay una serie de parámetros de gran utilidad para la evaluación de las opciones que podemos encontrar actualmente en el mercado.

La exhaustividad

Hay buen número de plataformas de RRHH que tienen una serie de características diferentes, lo que es una ayuda en muchas áreas pertenecientes a la gestión de personal. Estamos ante un criterio selectivo importante, pues cuánto menores sistemas distintos existan en la empresa el índice de uso será mayor.

Vamos con algunas características de importancia:

Base de datos de los empleados

Lo que hace la plataforma de RRHH es almacenar datos e informaciones por parte de los empleados y actualizarlos de manera independiente.

Tablón de anuncios de la empresa

Con esta función la empresa puede llegar a enviar de forma cómoda los comunicados a sus trabajadores.

Archivo de documentos

Hay que pensar que la digitalización en estos procesos no puede dejar de contar con un archivo virtual de la documentación con la que se establezcan vencimientos y hagan búsquedas concretas.

Onboarding

Este sistema lo que hace es respaldar al departamento de Recursos Humanos para incorporar a el nuevo personal al recopilar las informaciones y realizando distintas tareas.

Gestión del tiempo

Mediante la plataforma de RRHH los empleados gestionan el tiempo en la empresa, fichando, solicitando vacaciones, etc.

Partes de horas

Con el los trabajadores realizan el seguimiento del tiempo que dedican a cada una de las actividades. Una de las funciones de gran utilidad de cara a poder evaluar la rentabilidad de los pedidos o los proyectos.

Formación

El que se puedan organizar las formaciones de los empleados en un mismo entorno le da más valor añadido. Los trabajadores se pueden inscribir en los cursos e ir utilizando los materiales.

Gestión del rendimiento

Hay plataformas con las que es posible digitalizar los procesos de evaluación, lo que es vial en nuestra era.

Reclutamiento

Se incluye también en las plataformas más completas la digitalización de la búsqueda y selección. Con ella, los candidatos contratados pasan a ser empleados sin que haya que dar mucha más información.

Personalización

Las diferencias entre las empresas son tan importantes que no se puede pensar que una herramienta que sea poco personalizable llegue a satisfacer todas las necesidades.

Sencillez de uso

Cuando se está eligiendo una plataforma para gestionar procesos de RRHH es posible que tengamos la tentación de poner mucho énfasis en la apariencia. Fijémonos en los atractivos gráficos de los sistemas que hagan mucho más agradable el uso.

Atentos a que la navegación sea de lo más intuitiva, hasta sin que haya una formación ad hoc. Los trabajadores lo van a usar de ciento en viento y tendrían que poder ser capaces de orientarse sin que haya que estar recurriendo cada vez a los manuales.

Utilización del móvil

En la plataforma de RRHH, la posibilidad de utilizarlo desde un móvil es fundamental. El que se pueda fichar en los desplazamientos laborales desde el móvil o pedir permiso mientras vamos en el tren. Algo que con el aumento del teletrabajo ha hecho que sea aún más importante.

Como nos dicen los profesionales expertos de kairoshr.es, va a ser mejor asegurarse de que la solución que se adopte pueda usarse con esta clase de dispositivos y de qué forma se hace.

Hay proveedores que nos oferta apps nativas para Android e iOS, así como otros nos dan una app web a la que podemos acceder mediante los navegadores y también existen otras que tienen las dos soluciones.

Nivel de disponibilidad garantizado

Conforme se le da más importancia a la plataforma a la hora de gestionar los procesos empresariales, más problemas van a ser los que deriven de errores en el funcionamiento o de cuándo no esté disponible.

SSO

Una buena solución es la de darles a los trabajadores una herramienta con la que van a poder gestionar la totalidad de procesos de RRHH con un solo nombre de usuario y contraseña que tendrán que recordar.

Usar una solución que tenga Single Sign On a tal fin de que los trabajadores puedan usar los mismos datos para acceder que en otros servicios que ya están usando.

Una función de gran comodidad para los departamentos de RRHH y los trabajadores. Pensemos que también el departamento de informática de la compañía se va a alegrar de contar con menores de datos de acceso que la activación y desactivación en el contrato o baja de los empleados.

Capacidad para integrar

Hasta la plataforma de RRHH que sea más completa, es susceptible de poder sacar provecho de la integración con otros sistemas para gestionar la empresa. De las integraciones típicas es la del software de nóminas, al que se le pueden enviar los datos de asistencia por parte de los trabajadores.

Se pueden vincular también al CRM de la empresa para poder asociar los pedidos de los clientes con los diversos proyectos de selección o los informes de actividad por parte de los trabajadores.

El ERP de la empresa y su integración

Una plataforma buena de recursos humanos tiene que tener una API que haga posible una buena integración respecto a otros sistemas digitales.

Gestión de los flujos de trabajo

Existen procesos de RRHH donde es fundamental que se vaya siguiendo cada uno de los pasos, enviando recordatorios, facilitando las aprobaciones e implicando a muchas partes.

Por todo ello, las buenas plataformas lo que hacen es ir desarrollando herramientas para gestionar el flujo de trabajo que logran abarcar estas y demás necesidades automatizando muchos procesos que son de gran complejidad o delicadeza.

Un flujo de trabajo puede llegar a gestionar procesos como la asignación de equipos que se dedican a la protección individual, de tal forma que se sepa si se entregaron y cuándo, para poder comprobar que continúan en manos de los empleados.

Hay flujos de trabajo que se dedican a las visitas médicas, digitalización de los procesos de selección o de los procesos de evaluación para que sean garantía de que los directivos los van a completar a su debido tiempo.

Cumplimiento de la normativa

Como hay muchos datos personales que pueden ser sensibles a los que hay en una plataforma de RRHH, es fundamental que tenga una serie de herramientas para su gestión, todo ello de acuerdo a las normas de tratamiento de datos.

Los flujos de trabajo automatizandos lo que hacen es garantizar el respeto de los periodos de almacenamiento de datos son de gran utilidad, en especial para la gestión de los perfiles de los candidatos.

Beneficios para la totalidad de usuarios

Una plataforma de RRHH tiene que aportar un gran beneficio a la totalidad de categorías de usuarios. De no ser así, corremos el riesgo de que el proceso de adopción de dicha tecnología en la empresa se frene de forma brusca.

Beneficios para el departamento de RRHH

Por otra parte, la plataforma de RRHH tiene que centralizar, tanto la información como los procesos y brindar al departamento la posibilidad de gestionar la totalidad de aspectos de la vida laboral de los trabajadores.

No olvidemos que tiene que dar mucha autonomía al personal para que se realicen muchas acciones de autoservicio, de tal forma que se reduzca la carga de trabajo en el departamento de RRHH.

Beneficios para el personal

Una plataforma tiene que contar muchas opciones para los numerosos que debe gestionar, sin que ello suponga que deje de ser sencilla e intuitiva para las personas, que tienen que realizar menos accesiones. Para el personal tiene gran importancia la calidad de la experiencia móvil.

 Beneficio para los directivos

Pensemos que los directivos precisan de una plataforma que les permita organizar el trabajo del equipo de la mejor forma que se pueda, incluso haciendo una estructura de un calendario vacacional que se pueda compartir de tal forma que las actividades de gran importancia no se queden sin terminar, así como realizando un seguimiento al tiempo que se dedica a los diferentes proyectos.

Beneficios para la administración

Las tareas en el campo administrativo, en especial en relación con el control de asistencia son muy complejas y bastante repetitivas. Por ello, una plataforma de RRHH tiene que ser lo bastante profunda como para que llegue a soportar procesos de gran complejidad y a la vez ágil para la optimización y aceleración del trabajo.